Top 5 greșeli frecvente ale PFA-urilor

Ai un PFA sau urmează să-ți deschizi unul în 2025? Foarte bine. Este o formă de organizare simplă, flexibilă și potrivită pentru freelanceri, specialiști sau prestatori de servicii.

Totuși, mulți antreprenori aflați la început fac greșeli care le pot aduce probleme fiscale, amenzi sau chiar blocaje în activitate.

În acest articol îți explic pe scurt care sunt cele mai frecvente greșeli pe care le fac PFA-urile în 2025 și, cel mai important, cum le poți evita.

1. Nu aleg corect sistemul de impunere (normă vs. real)

Una dintre cele mai importante decizii la început este alegerea modului de impozitare:

• normă de venit – plătești o sumă fixă anuală, indiferent de câștigul real
• sistem real – plătești impozit pe profitul efectiv (venit minus cheltuieli)

Greșeala: alegi norma fără să calculezi dacă nu cumva ai avea deduceri mai mari în sistem real. Sau invers: alegi sistem real, dar nu ai cheltuieli deductibile semnificative.

Cum eviți: cere o simulare completă înainte să optezi, compară cele două sisteme și vezi ce ți se potrivește în funcție de activitate, venituri și cheltuieli reale.

2. Nu înregistrează corect cheltuielile deductibile

PFA-ul în sistem real are dreptul să deducă cheltuieli legate de activitate (abonamente, chirii, laptopuri, softuri etc). Dar multe persoane nu păstrează documente justificative sau deduc cheltuieli care nu sunt acceptate de ANAF.

Greșeala: deduci cheltuieli care nu sunt în legătură cu activitatea sau nu ai documente corecte (facturi fără nume, chitanțe, lipsă contract).

Cum eviți: lucrează cu un contabil sau cere periodic o analiză a cheltuielilor. Păstrează toate documentele justificative și întreabă când nu ești sigur dacă o cheltuială e deductibilă.

3. Ignoră limitele pentru CASS și CAS

În 2025, contribuțiile sociale se aplică doar în anumite condiții:

• CASS (sănătate) – se plătește doar dacă NU ai contract de muncă (CIM). În 2025, CASS reprezintă 10% din venitul net realizat. Totuși, dacă venitul net este mai mic decât plafonul de 6 salarii minime brute (24.300 lei), iar contribuabilul NU se încadrează la excepții, CASS se calculează tot la acest plafon minim – rezultând un minim de 2.430 lei. Dacă persoana fizică se încadrează la excepții, contribuția se calculează ca 10% din venitul efectiv, chiar dacă este mai mic. Contribuția maximă este plafonată la 60 de salarii (243.000 lei), adică maximum 24.300 lei/an.
• CAS (pensii) – devine obligatoriu dacă venitul net anual depășește 12 salarii minime. Se poate opta și voluntar sub acest prag.

Greșeala: mulți contribuabili nu știu că trebuie să bifeze în Declarația Unică valoarea plafonului sau că sunt scutiți de CASS dacă au salariu.

Cum eviți: folosește un calculator fiscal actualizat pentru PFA (îl ai gratuit pe firmata.ro), ca să estimezi exact ce ai de plătit în funcție de veniturile tale și alte surse de venit.

4. Nu țin evidența veniturilor și cheltuielilor în mod corect

PFA-ul în sistem real trebuie să aibă un Registru de încasări și plăți, unde se evidențiază toate veniturile și cheltuielile lunare.

Greșeala: evidența e incompletă sau incorectă, iar la finalul anului nu poți justifica exact profitul. În cazul unui control ANAF, pot apărea penalități.

Cum eviți: ține un registru fiscal clar, fie electronic (ex: cu ajutorul unui contabil), fie fizic. Asigură-te că ai justificare pentru tot ce declari.

5. Nu respectă termenele fiscale importante

În 2025, Declarația Unică trebuie depusă până pe 25 mai. Mulți contribuabili uită acest termen sau îl amână. Mai mult, dacă ai început PFA-ul în 2025, ai obligația să îl înregistrezi fiscal imediat după înființare.

Greșeala: depui cu întârziere, uiți să actualizezi datele fiscale sau omiți înregistrări în SPV (Spațiul Privat Virtual).

Cum eviți: activează notificări automate în SPV și ține un calendar fiscal. Colaborează cu cineva care te poate avertiza la timp sau îți poate face declarațiile corect.

Atenție: PFA-urile, după înființare, au obligația de a se înregistra în sistemul RO e-factura și să transmită la ANAF facturile emise către clienții lor, în termen de 5 zile de la data emiterii facturii. Pentru a putea transmite facturi, PFA-urile au nevoie de o semnătură electronică pe care să o înregistreze la ANAF.

Pașii pentru înregistrarea la ANAF a semnăturii electronice îi găsiși în Ghidul privind înregistrarea în SPV.

Bonus: alte greșeli frecvente

• folosești contul personal pentru tranzacții PFA (în loc să ai un cont dedicat)
• nu ții cont de TVA sau pragurile de plafonare (dacă vinzi în UE)
• nu știi ce ai voie să deduci legal la PFA și ce nu
• nu facturezi conform legii (mai ales în cazul platformelor online)

Vrei să eviți aceste greșeli și să îți gestionezi corect PFA-ul?

La Firmata.ro te putem ajuta de la înființare până la optimizarea fiscală lunară. Îți oferim consultanță gratuită, calculăm taxele corect, completăm Declarația Unică și ne ocupăm de toate formalitățile.

Procedura noastră – simplu și clar:

1. Suni un consultant – discutăm gratuit situația ta și îți răspundem la toate întrebările.
2. Ne trimiți documentele – primești un link securizat pentru încărcare.
3. Semnezi actele electronic sau ne trimiți procură – și ne ocupăm noi de restul.
4. Primești PFA-ul înființat și sprijin constant după lansare – inclusiv simulări și calcul taxe actualizate.