Ghid e-Factura 2024: Cum să te Înregistrezi în SPV

Începând cu 1 ianuarie 2024, sistemul e-Factura devine obligatoriu la nivel național, conform Legii 296/2023.
Toate companiile din România trebuie să emită și să accepte facturi electronice pentru tranzacțiile B2G (business-to-government) și B2B (business-to-business) desfășurate pe teritoriul României.

Ce este Sistemul e-Factura?

Sistemul RO e-Factura este o metodă electronică prin care ANAF colectează și verifică facturile emise de companiile românești, contribuind astfel la combaterea evaziunii fiscale.
Facturile sunt emise în format XML și, odată validate, primesc sigiliul ANAF.

Cine trebuie să utilizeze e-Factura în 2024?

Toate companiile care efectuează tranzacții B2B și B2G în România trebuie să folosească sistemul e-Factura. Aceasta include SRL-uri, PFA-uri, II-uri, IF-uri, profesii liberale și ONG-uri, indiferent de statutul lor fiscal.

Chiar și firmele care emit facturi doar pentru clienți străini trebuie să adopte acest sistem pentru a primi facturi de la furnizorii români.

Termene de Transmitere a Facturilor în Sistemul e-Factura

• Etapa 1: În perioada 1 ianuarie – 30 iunie 2024, contribuabilii trebuie să transmită facturile atât în sistemul e-Factura cât și în format PDF sau pe hârtie. Facturile electronice trebuie transmise în maxim 5 zile lucrătoare de la emitere, dar nu mai târziu de 5 zile de la data de 15 a lunii următoare prestării serviciilor.
• Etapa 2: După 1 iulie 2024, doar factura electronică emisă și transmisă prin e-Factura va putea fi înregistrată în contabilitate.

Ce Necesități Tehnice sunt Necesare pentru a Folosi e-Factura?

Pentru a emite facturi în acest sistem, veți avea nevoie de un cont SPV (Spațiul Privat Virtual) valid și un certificat digital calificat pentru semnătură electronică. Este recomandat să aveți propria semnătură digitală.

Implementarea eficientă a e-Factura necesită și utilizarea unui software de facturare care facilitează emiterea rapidă și transmiterea facturilor electronice către ANAF.

Pași pentru Obținerea Semnăturii Electronice

• Verificați lista de furnizori de încredere publicată de Autoritatea pentru Digitalizarea României și selectați un furnizor recunoscut, cum ar fi Certsign, Certdigital sau DigiSign.
• Parcurgeți procesul de achiziție online și identificare video.
• Instalați și configurați certificatul digital și obțineți documentul de confirmare pentru SPV.

Noi recomandăm clienților noștri unii dintre cei mai importanți furnizori de servicii de încredere calificate din România, cum ar fi:

Certsign – semnatură pe token fizic (stick)
Certsign – semnatură în cloud

Pentru achiziția certificatului digital de la Certsign, se parcurg următorii pași:

Pasul 1. Alegi semnătura electronică calificată potrivită sistemului de operare care rulează pe dispozitivul folosit de tine:

MacOS: certificat pe token
Windows: certificat pe token SAU certificat în cloud

Pasul 2. Parcurgi procesul de achiziţie online, cu identificare video.

Pasul 3. Parcurgi procesul de instalare / configurare şi obţii documentul de confirmare pentru SPV (în funcţie de sistemul de operare şi semnătura achiziţionată), iar pe acesta îl foloseşti la ANAF.

După obținerea certificatului digital calificat pentru semnătură electronică va trebui să îl înregistrați la ANAF înainte de a-l putea folosi pentru transmiterea facturilor în sistemul e-Factura.

Înregistrarea Semnăturii Electronice la ANAF

• Descărcați documentul de confirmare de pe portalul ANAF și completați-l împreună cu furnizorul certificatului.
• Listați, semnați și ștampilați cererea pentru utilizarea unui certificat digital calificat (formularul 150).
• Prezentați documentele necesare la ANAF sau transmiteți-le electronic.
• Așteptați confirmarea dreptului de utilizare a certificatului digital calificat.

Crearea Contului SPV

• Accesați portalul ANAF și selectați opțiunea de înregistrare pentru utilizatori persoane juridice.
• Completați datele necesare și atașați documentele justificative.
• Așteptați aprobarea accesului în SPV.

Transmiterea Facturilor în e-Factura

Facturile se pot transmite manual prin încărcare în contul de SPV sau printr-un program de facturare care integrează e-Factura. Multe programe de facturare permit transmiterea rapidă a facturilor prin apăsarea unui buton. Facturile emise pot fi verificate direct din software fără a fi nevoie să accesați SPV-ul.

Amenzi pentru Întârzieri și Netransmiterea Facturilor

În perioada de acomodare (1 ianuarie – 31 mai 2024), este permisă transmiterea facturilor în format XML în e-Factura și pe email în PDF sau pe hârtie. După această perioadă, nerespectarea termenilor de transmitere se va sancționa cu amenzi între 1.000 și 10.000 de lei, în funcție de categoria contribuabilului.

De la 1 iulie 2024, înregistrarea în contabilitate a facturilor care nu sunt transmise în e-Factura va atrage sancțiuni egale cu valoarea TVA-ului înscris pe factura respectivă. Această măsură se aplică inclusiv firmelor neplătitoare de TVA.

Importanța Semnăturii Electronice

Semnătura electronică calificată este esențială pentru a utiliza sistemul e-Factura, pentru accesul în SPV și pentru conformitatea fiscală. Ea asigură autenticitatea și integritatea documentelor electronice, fiind recunoscută legal în toate tranzacțiile electronice.

Pentru a achiziționa semnătura electronică, vizitați Certsign România.