Tutorial Pas-Cu-Pas e-Factura 2024: Cum să te înregistrezi în SPV

Acest Tutorial e-Factura îți va explica Pas-Cu-Pas ce trebuie să faci ca să te poți înregistra în SPV cu semnătura electronică.

Sistemul e-Factura este aplicabil la nivel național începând cu 1 ianuarie 2024, conform prevederilor Legii 296/2023, publicate în Monitorul Oficial numărul 977 din 27 octombrie 2023.
Toate companiile din România, indiferent de sectorul de activitate sau statutul de plătitor de TVA, sunt obligate să emită și să accepte facturi electronice pentru tranzacțiile B2G (business-to-government) și B2B (business-to-business), atunci când acestea se desfășoară pe teritoriul României.

Ce este sistemul e-Factura?

Sistemul RO e-Factura este o metodă electronică utilizată de ANAF pentru colectarea și verificarea facturilor emise de firmele românești. Facturile sunt emise în format XML și, odată validate, prezintă sigiliul ANAF.

Cine trebuie să utilizeze e-Factura în 2024?

Toate companiile care efectuează tranzacții B2B și B2G cu locul prestării sau livrării de bunuri în România sunt obligate să folosească sistemul e-Factura. Aceasta include SRL-uri, PFA-uri, II-uri, IF-uri, profesii liberale și ONG-uri, indiferent de statutul lor fiscal. Referitor la primirea facturilor prin e-Factura, toate firmele din România, chiar și cele care emit facturi doar pentru clienți străini, trebuie să adopte acest sistem pentru a primi facturi de la furnizorii români.

Chiar dacă prestezi servicii doar în afara țării, sau vinzi bunuri doar în alte state, va trebui să te înscrii in sistemul e-Factura pentru a putea să îți descarci facturile primite de la firme din România (de exemplu factura de la contabil, sau poate ai cumpărat un laptop de pe eMag, etc.).

Pentru emiterea facturilor în acest sistem, veți avea nevoie de un cont SPV (Spațiul Privat Virtual) valid și un certificat digital calificat – Semnătura Electronică. Este recomandat să aveți propria semnătură digitală.

Pași pentru obținerea semnăturii electronice:

1. Cumpărarea Semnăturii Electronice
2. Instalarea drive-relor specifice pe care le primiți de la furnizorul semnăturii electronice în instrucțiuni, imediat după cumpărarea semnăturii
3. Descărcarea Documentului de confirmare.
4. Obținerea Documentului de confirmare semnat și de furnizorul semnăturii electronice
5. Completarea formularului D150 ca să poți depune declarații la ANAF
6. Inregistrarea in SPV
7. Alegerea soft-ului de facturare
8. Autorizarea soft-ului de facturare să acceseze datele de pe Semnătura ta Electronică, pentru a putea transmite datele în e-Factura.

Înregistrarea semnăturii electronice la ANAF

Notă:  Va trebui să completezi formularul D150 doar pentru a putea să îți depui singur la ANAF anumite declarații precum: 

• • Declarația Unică:
    • dacă ai un PFA/II/IF
    • dacă ai un SRL la care ai ridicat dividende peste plafonul minim de sănătate
    • dacă obții drepturi de proprietate intelectuală/drepturi de autor
    • dacă obții ca persoană fizică venituri din diverse surse: marketing afiliat, crypo, acțiuni la bursă, etc.
  • Dacă vrei să iți obții singur codul de TVA intracomunitar
  • Dacă vrei să iți depui singur anumite declarații la ANAF

Dacă doriți să puteți transmite declarații la ANAF, trebuie să urmați pașii de mai jos.

Descărcați documentul de confirmare.
Documentul de confirmare se poate descărca astfel:

-de pe portalul ANAF de aici. Ca să îl găsiți ușor, utilizați funcția de căutare CTRL+F.

-de pe site-ul furnizorului semnăturii electronice, precompletat cu datele tale. Pentru Certsign, documentul îl găsiți aici.  

-direct de pe site-ul nostru, de aici.

După descarcarea pe calculator (sau laptop), va trebui sa îl deschideți cu programul Adobe Acrobat Reader (click dreapta si apoi Open With…).

După ce ați completat toate datele solicitate în formular, va trebui să îl trimiteți către furnizorul certificatului (certsign sau alt furnizor de la care ați achiziționat certificatul digital).
Furnizorul certificatului vă va returna certificatul completat și contrasemnat de către acesta.

Documentul de confirmare este valabil doar dacă este semnat electronic atât de către titular, cât și de către furnizor.

Înregistrarea semnăturii electronice la ANAF

Dacă doriți să puteți transmite declarații la ANAF, trebuie să faceți următorii pași:

1. După ce ați obținut documentul de confirmare semnat și de către furnizorul certificatului, va trebui să vă autorizați semnătura la ANAF pentru depunerea declarațiilor.
2. Din meniul paginii anaf.ro selectați Servicii Online – înregistrare utilizatori – Depunere declarații – Declarații electronice. link
3. Selectați meniul dorit: Persoane juridice sau Persoane fizice
4. Selectați documentul de confirmare – cel semnat și de către furnizorul certificatului
5. Completați formularul 150
6. Apăsați Obținere formular 150
7. Listați, semnați și ștampilați Cererea pentru utilizarea unui certificat digital calificat (formularul 150).
8. Prezentați actul de identitate (original + copie), formularul 150 completat și documentul (original + copie) care atestă calitatea titularului certificatului calificat de reprezentant legal al contribuabilului la orice unitate ANAF. Ca alternativă a depunerii la ghișeul ANAF, formularul 150 completat și semnat se poate încărca în arhiva zip pe care o veți crea la pasul următor, cel cu crearea contului SPV, sau se poate transmite la ANAF prin e-mail.
9. Confirmarea dreptului de utilizare a certificatului digital calificat se trimite pe adresa de email comunicată la înregistrare în termen de 4-7 zile lucrătoare de la depunerea documentelor la organul fiscal. După acest termen, puteți încerca să utilizați serviciul de Depunere Declarații folosind semnătura digitală. Înregistrarea se finalizează cu transmiterea acestor documente la ANAF, iar confirmarea autorizării va fi primită prin email.

Crearea contului SPV

Accesați site-ul www.anaf.ro link-ul ANAF: 

Accesați meniul Servicii online

Accesați meniul Înregistrare/înrolare persoane fizice/juridice

Accesați meniul Înregistrare utilizatori persoane juridice și alte entități

Accesați meniul Înregistrare utilizatori cu certificat digital

Introduceți datele firmei pentru care solicitați accesul (CUI-ul) și datele persoanei autorizate

Atașați documentul de confirmare

Atașați arhiva .zip cu documentele justificative. (Sugestie de documente de încărcat în arhiva .zip: SRL: CUI, buletin, Act constitutiv, eventual certificat constatator; PFA: CUI, buletin, certificat constatator)

Apăsați Trimite

Introduceți codul de validare primit pe mail și codul capcha generat de sistem. Se va genera un formular, pe care va trebui să îl păstrați (salvat în PDF sau listat).

Așteptați aprobarea accesului de către ANAF. Veți primi de la ANAF notificare pe mail cu aprobarea accesului în SPV (Spațiul Privat Virtual).

Notă: În unele cazuri, ANAF solicită depunerea de către administrator a documentului Împuternicire SPV (Procură SPV), care trebuie să conțină obligatoriu următoarele precizări:

• • În conformitate cu Ordinul ANAF Nr. 1090/2022, se precizează următoarele:

In indeplinirea prezentului mandat, Imputernicitul inregistreaza Societatea in SPV prin intermediul certificatului digital calificat pe care il detine si va putea reprezenta societatea ________ cu puteri depline in fata Administraţiei Financiare, precum si in fata oricaror autoritati romane competente, in vederea indeplinirii atributiilor care ii revin prin semnarea prezentei imputerniciri.
Imputernicirea sau mandatul de reprezentare este generală pentru toate operaţiunile din SPV.
Prin prezenta imputernicire imi dau acordul cu privire la accesul la informaţiile referitoare la istoricul acţiunilor anterioare din SPV al ________. Se accepta termenii şi condiţiile de utilizare a SPV.

Transmiterea facturilor în e-Factura

Facturile se pot transmite manual prin încărcare în contul de SPV, sau printr-un program de facturare care integrează e-Factura.

Multe programe de facturare permit transmiterea rapidă a facturilor prin apăsarea unui buton.

Facturile emise pot fi verificate direct din software fără a fi nevoie să accesați SPV-ul.

Ca să puteți transmite facturi în e-Factura, va trebui să aveți primită de la ANAF confirmarea activării accesului în SPV.

Așadar, la acest pas, va trebui să vă alegeți un soft de facturare care are integrată transmiterea facturilor in e-Factura.

După ce ați ales aplicația de facturare, va trebui să acordați aplicației permisiunea de a vă accesa datele de pe semnătura electronică si transmiterea datelor în SPV.